NOTA: Actualización del post a 30 de agosto de 2010, incluyendo una presentación, sobre la importancia de medir la efectividad de las intranets y de las ventajas de hacerlo con Urchin Software, herramienta analítica de Google.

Medición de intranets con urchin software from Guillermo Vilarroig

Son muchas las empresas que disponen de una Intranet pero que no saben muy bien si se está usando o no. A veces se genera un gran esfuerzo en añadir contenidos y aplicaciones a la intranet en aras de una mayor beneficio para toda la organización, pero no se llega a medir qué se utiliza y que no se está usando.
En Overalia creemos que es imprescindible medir con detalle el uso que los empleados hacen de una intranet. Hay mucha información útil para la empresa al saber qué aplicaciones son más usadas o qué contenidos han sido más vistos por sus empleados. Y esa información debe llegar a varios estamentos de la empresa, no quedar relegada en un informe técnico que sólo verán unos pocos. Por eso lanzamos esta propuesta: mide tu intranet con Urchin Software.

La importancia del análisis de la intranet

La Intranet es el centro de tu organización. En ella se define la cultura de la empresa. La Intranet permite  mejorar la colaboración y el aprendizaje entre tu personal y aumentar la eficiencia de los empleados.

Las empresas que tienen el tamaño y/o los procesos internos bien definidos suelen disponer de servicios mediante Intranets. Básicamente los beneficios de una Intranet típica son los siguientes:

  • Mejorar procesos
  • Incremento de eficiencia en el trabajo
  • Mejorar la colaboración de los empleados
  • Fomentar la cultura empresarial
  • Incrementar la seguridad de los datos sensibles
  • Mejorar los  procedimientos de control
  • Mejorar la comunicación y la interacción
  • Proveer de información interna detallada y exacta
  • Mejorar el entendimiento por parte de los empleados de las decisiones tomadas por parte de la dirección
  • Medir y testar promociones internas

La explotación de todos estos servicios y los beneficios que puedan generar, dependerá de cómo se haya definido la Intranet. Lo que está claro es que si funciona bien, hay un retorno evidente de la inversión.

La cuestión es si las empresas tienen definidos unos objetivos claros, si saben qué es lo que tienen que medir para ver el camino a esos objetivos. Es importante determinar una serie de indicadores para valorar la eficacia de la Intranet y los recursos que se invierten en mantenerla.

Estos son algunos ejemplos de contenidos y servicios que pueden medir en una intranet :

  • Banners y destacados en la Home (promociones)
  • Quién es quién en la organización (recursos humanos)
  • Reserva de salas (aplicaciones)
  • Gestión de gastos (aplicaciones)
  • Acceso al fondo documental (competitividad)
  • Acceso a información financiera (competitividad)
  • Acceso a información confidencial (competitividad)
  • Contenidos internos 2.0, blogs (recursos humanos)
  • Gestión de incidencias (servicio atención al cliente)
  • En definitiva hay más de 140 servicios tipificados que se pueden ofrecer mediante la Intranet, e implicados muchos departamentos y perfiles distintos de usuarios

En cualquier caso desde Overalia percibimos que se invierte mucho tiempo y dinero en crear esta infraestructura de servicios y muy poco en analizar su eficacia. Por este motivo definimos tres argumentos muy claros para invertir tiempo en la medición de la Intranet:

  1. Has invertido ideas, tiempo y dinero. ¿Por qué no saber si funciona?
  2. Muchas posibilidades de mejorar en eficacia. Tiempo es dinero… y son muchos usuarios quiénes la usan
  3. Pequeños cambios generan grandes resultados. No hace falta una gran inversión ni un mega proyecto

Metodología para la medición de Intranets

El usuario final de los datos de medición, suele ser el equipo responsable de recursos humanos, aunque creemos que con una buena definición de proyecto, la información puede ser muy interesante también para otros departamentos y perfiles.

Por este motivo os invitamos a leer este post publicado por Overalia en el Blog oficial de Google Analytics en Español, sobre la importancia de Cómo distribuir la información en la organización, mediante Google Analytics. El método propuesto de distribución de los informes puede ser totalmente aplicable a Urchin y a un sistema de medición, mediante analítica Web, con Urchin Software.

En todo caso, para hacer una buena medición de qué está pasando en tu Intranet planteamos un esquema muy sencillo:

Consultoría de medición de intranets

  • Saber qué hay que medir: reflexión conjunta de las posibilidades de medición según la naturaleza de la Intranet (los aspectos técnicos condicionan la implantación)
  • Acompañar esta reflexión con un formación sobre las posibilidades de la medición (aplicado al caso de la Intranet del cliente). También hay que saber cómo interpretar los datos.
  • Definición de objetivos: prioridades (contenidos, usuarios, aplicaciones…) y definición de unos objetivos que vamos a medir. Se definen los informes e indicadores que les acompañan.
  • Configuración: definición de cómo tiene que ser la configuración del código que va en cada una de las páginas para poder hacer el seguimiento.
  • Implantación: Ajustes e implantación necesarios con el equipo de IT del cliente
  • Análisis global de los informes: test de calidad de los informes y ajustes si fueran necesarios
  • Si el cliente lo requiere: Más formación, seguimiento e interpretación de los datos

Y para ejecutar todo estos puntos, proponemos el uso de la herramienta Urchin Software, cuayo coste es de 2.200 € en un sólo pago, sin actualizaciones ni cuotas añadidas.

Urchin Software una solución válida y económica

Para quién no conozca Urchin Software, explicaremos que es la empresa que compró Google en el 2005, para convertirla meses después en lo que es Google Analytics: el programa de análisis web, más utilizando en el mundo.

Desde Overalia apostamos por este producto, por varias razones:

  • Confidencialidad de los datos con urchin: los datos no salen de la empresa (como es el caso de Google Analytics, Omniture, Xiti y la mayoría de empresas que utilizan la medición por tags)
  • Posibilidades: conociendo las posibilidades de Urchin y controlando su personalización se pueden hacer (e integrar) muchas cosas (seguimiento del comportamiento de usuarios…)
  • Escalabilidad: comparado con otras soluciones, Urchin dispone de un sistema de procesamiento de la información muy rápido y eficaz, que apenas consume recursos ni es un problema para los departamentos de IT.
  • Precio: es un precio cerrado. Sin mantenimientos, ni licenciamiento por número de páginas vistas. Lo pagas y te olvidas de más costes.
  • Exportación de datos con el API de Urchin: dispone de una interfaz que te permite extraer los datos en distintos formatos para que los puedas integrar con terceras aplicaciones o trabajar con excel.

Tienes más información sobre Urchin Software en nuestra web de producto, Urchin Software.es o en los distintos post de nuestro blog sobre Analítica Web. Tienes distintos artículos sobre cómo funciona Urchin o sobre las funcionalidades de Urchin Software.

También tienes disponibles distintas presentaciones sobre Urchin en nuestro perfil de Slideshare de Overalia

Medir intranets al alcance de todas las empresas

Muchas empresas utilizan soluciones de medición cuyo coste se basa en número de páginas vistas. Son herramientas muy válidas pero que a veces plantean dificultades en la contención del presupuesto.

Si sabes sacar todo el partido a Urchin y utilizar todo su potencial (y sobre todo a su API para extraer los datos), se pueden hacer muchas cosas y muy interesantes.

Al margen de utilizar métricas a través de mediciones cuantitativas (usuarios, páginas y secciones más vistas…) se puede complementar la información mediante análisis de audiencias, cuantificación en retornos de inversión o análisis heurísticos (un grupo de expertos que analizan la interfaz y evalúan cada uno de sus elementos ante una lista de principios, heurísticas, comúnmente aceptadas por el sector).

En cualquier caso, desde Overalia recomendamos empezar por lo sencillo y empezar con el método aquí propuesto. Para complicarlo siempre hay tiempo…

Overalia es experto y uno de los escasos consultores autorizados por Google para la herramienta de medición web Urchin Software (también de Google Analytics y Google Web Site Optimizer) . También es miembro de la Web Analytics Association. Ha realizado implantaciones para la medición de Intranets corporativas con Urchin para clientes como el grupo Eroski.

¿Te interesa? Podemos estudiar tu caso y hacer una propuesta a medida

Publicado por Overalia

Un Comentario

  1. […] empresas que quieren mantener los datos dentro de sus propios servidores, cuando se necesiten medir intranets protegidas con firewalls, cuando por volumen de tráfico se necesite datos reales y no generados […]

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